Wraz z początkiem roku ruszył projekt e-Akta, który pozwala na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych. Łatwa obsługa i obniżenie kosztów to główne zalety nowego rozwiązania.

Teraz tylko przez 10 lat pracodawca musi trzymać dokumenty nowych pracowników. Wraz z końcem ubiegłego roku przestał obowiązywać przepis wymagający archiwizowania akt aż przez 50 lat.

Wszystkie placówki ZUS organizują bezpłatne szkolenia dotyczące zmian w zasadach przechowywania akt i rozliczania się z ZUS, ponieważ pracodawcy muszą przekazywać do Zakładu szerszy zakres informacji za swoich pracowników. Informacje o szkoleniach można znaleźć na stronie

- Wiele osób nie może odnaleźć wszystkich dokumentów potrzebnych do wyliczenia emerytury, bo zakład, w którym pracowali uległ likwidacji a dokument zaginęły. Elektronizacja akt likwiduje ten problem – mówi Iwona Kowalska-Matis regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku. – Teraz do ZUS na bieżąco będą wpływały informacje dotyczące czasu zatrudnienia i osiąganych dochodów. Ten szerszy niż dotychczas zakres informacji pozwoli nam na zabezpieczenie praw dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych, które nabywają w czasie swojego zatrudnienia pracownicy – dodaje rzeczniczka.

Od rozliczenia za styczeń tego roku płatnicy składek na bieżąco muszą wysyłać do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Dodatkowo w dokumencie muszą także podać dodatkowe dane dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.

ZUS zaktualizował program służący do rozliczania się z Zakładem. Płatnik można pobrać bezpłatnie ze strony internetowej lub poczekać na jego automatyczną aktualizację, która nastąpi 25 stycznia. Został także zmieniony profil płatnika na platformie internetowej PUE ZUS.

- Dzięki temu pracodawca może sprawdzić dokument ZUS OSW, sprawdzić listę pracowników, za których dokumenty zostały do ans wysłane oraz listę tych, za których jeszcze tego nie zrobił – wyjaśnia Kowalska-Matis. - Elektronizacja akt jest obowiązkowa dla nowych pracowników natomiast to pracodawca sam musi zdecydować, w jakiej formie chce przechowywać dokumenty osób zatrudnionych od 1999 do końca 2018 roku - dodaje.

Zalety e-AKTA: krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przejście z papierowej na wersję elektroniczną akt, niższe koszty przechowywania, łatwość dostępu do dokumentów oraz zabezpieczenie informacji potrzebnych do wypłaty świadczeń (emerytura, renta) przez ZUS.

Napisz komentarz!